BI-проект МИБ и «Диасофт»: управленческая отчетность для повышения эффективности принятия решений

09.10.2017
Читать статью полностью в pdf-формате

В феврале 2017 года представители Международного инвестиционного банка (МИБ) рассказали «Б.О» о первом совместном проекте с компанией «Диасофт» по внедрению в банке платформы FLEXTERA. На момент выхода интервью партнеры уже приступили к работам по второму совместному и первому в истории МИБ BI-проекту, в ходе которого планировалась автоматизация построения управленческой отчетности для кредитно-инвестиционного, финансового и комплаенс-блока на базе единого корпоративного хранилища данных.

О первом BI-проекте МИБ рассказывают Дмитрий Бочаров, директор департамента информационных технологий МИБ, Иван Семенушкин, руководитель проектов департамента стратегического развития и анализа МИБ, Елена Миндукшева, заместитель финансового директора МИБ и Григорий Грузинов, директор департамента комплаенса МИБ.

Принятие решения по внедрению управленческой отчетности

Дмитрий Бочаров: При реализации первого сов­местного проекта с компанией «Диасофт» по внедрению платформы FLEXTERA мы исходили из принципа разделения учетных и отчетных функций автоматизированной банковской системы. Для формирования отчетности было создано корпоративное хранилище данных, получающее информацию обо всех операциях банка из учетной системы. На базе данного хранилища была построена отчетность МИБ по МСФО.

Задача BI-проекта состояла в том, чтобы обогатить существующее хранилище данных для целей управленческой отчетности, а также разработать необходимые отчетные формы. Использование единого источника данных для построения всех видов отчетности было принципиальным решением. Таким образом нам удалось добиться сжатых сроков подготовки отчетности, а также абсолютной консистентности всех ее форм.

Елена Миндукшева: Во многих банках существует задача, которая важна и для нас, — потребность в едином источнике данных для формирования отчетов. Использование нескольких источников приводит к тому, что идентичные показатели в отчетах разных департаментов различаются. Мы в МИБ решили эту задачу, создав единое хранилище данных и обеспечив тесное взаимодействие между департаментами в процессе автоматизации. Благодаря такой синергии процесс подготовки отчетов стал максимально прозрачным — каждое подразделение понимает, что происходит в другом. Кроме того, в случае расхождения показателей мы можем легко локализовать ошибку, так как данные хранятся в одном месте.

Команда BI-проекта

Дмитрий Бочаров: В проекте принимали участие представители нескольких подразделений банка: кредитно-инвестиционного и финансового блоков, департамента комплаенса и других. Перед каждым блоком стояли свои цели по подготовке отчетности. Финансовый департамент как главный заказчик отчетности был наиболее глубоко погружен в проект и показал наибольший рост эффективности деятельности.

Задачи финансового блока в проекте

Елена Миндукшева: Об автоматизации процесса построения управленческой отчетности мы задумались довольно давно. Однако готовность идти в BI-проект с компанией «Диасофт» существенно окрепла после того, как мы убедились в эффективности инструмента FLEXTERA BI на примере внедрения компонента «Отчетность МСФО».

Для МИБ, который поставил себе задачу оптимизации и автоматизации процессов в соответствии с последними high-tech-технологиями, доступными для банковской деятельности, было важно настроить автоматизацию всех видов отчетности. При этом быстрая и качественная подготовка управленческих отчетов не менее важна для обеспечения успешной деятельности банка, чем выпуск отчетности по МСФО. Управленческая отчетность должна формироваться как минимум на ежемесячной основе, а данные, которые рассчитываются в рамках «управленки», напрямую влияют на принятие решений менеджментом банка. Поэтому важность проекта автоматизации и оптимизации расчета управленческих показателей и выпуска управленческой отчетности трудно переоценить.

На старте проекта финансовому департаменту было важно сформировать исчерпывающее техническое задание, которое должно было описывать процесс подготовки нашей регулярной ежемесячной управленческой отчетности, состоящей из основных детализированных форм отчетности и KPI банка, включающего показатели рентабельности, финансовой устойчивости, фондирования, концентрации, структуры операционной прибыли. Также мы проанализировали запросы на показатели/данные бизнес-подразделений, чтобы убедиться в отсутствии дублирования и едином комплексном подходе к использованию хранилища данных. В итоге подразделения банка работают для достижения целей, которые рассчитываются и формируются исходя из данных управленческой отчетности.

Оценка результатов проекта по финансовому блоку

Елена Миндукшева: Проект длился около года. Конечно, результат, достигнутый в ходе первого опыта сотрудничества с «Диасофт», сыграл свою роль — в этот раз все проходило проще, по «проторенной дорожке», согласно выработанной схеме взаимодействия.

Сейчас мы находимся в процессе оценки результатов BI-проекта и уже успели провести внутреннее тестирование. Согласно нашему исследованию, затраты финансового блока в части формирования фактических данных для целей управленческой отчетности сократились на 90%. Если раньше мы тратили на тот или иной расчет, например расчет KPI банка, один рабочий день, то сейчас эта задача занимает полтора-два часа. Сроки создания полного пакета детализированных форм также существенно сократились.

Мы убеждены: если в банке готова база данных, операционные дни закрываются вовремя, выгрузка данных проходит в оптимальные сроки, то есть все технические моменты закрыты, визуализация отчетности — выгрузка и расчет показателей — выведет такой банк на абсолютно новый уровень качества и скорости работы.

Дмитрий Бочаров: К слову, мы постоянно ищем удобные способы доставки управленческой информации менеджменту, чтобы сократить время принятия решений. В частности, ожидаем, что в скором времени у всех участников процесса подготовки отчетности появится возможность выводить ее на мобильные устройства.

Новые возможности для кредитно-инвестиционного блока

Проект внедрения решения FLEXTERA BI «Управленческая отчетность» открыл новые возможности и существенно упростил ключевые процессы для кредитно-инвестиционного блока банка

Иван Семенушкин: На протяжении нескольких лет подготовка большей части отчетности кредитно-инвестиционного блока (КИБ) была сопряжена с большим количеством ручного труда. Такой подход в целом оправдывал себя, однако с началом нового цикла развития банка (после 2013 года), постепенным ростом кредитно-инвестиционного портфеля и появлением в нем сделок со все более сложной структурой вопрос качественной автоматизации управленческой отчетности стал приобретать все большую актуальность.

В рамках автоматизации отчетности КИБ мы видели перед собой две основные задачи: сократить ручную постобработку информации и заложить в отчетные формы принципы агрегации данных, которые нужны для более глубокой и качественной аналитики по кредитно-документарному портфелю. Для управленческой отчетности в целом важно, чтобы показатели формировались автоматически по четко установленным правилам, а бизнес-подразделениям оставалось лишь комментировать и реагировать на происходящие в портфеле изменения. Это то, к чему мы стремимся и что постепенно реализуется в решении FLEXTERA BI.

В период проектирования отчетности мы понимали, что по мере реализации проекта будут появляться новые функции и специфические особенности как самой FLEXTERA, так и сторонних систем. В частности, параллельно с реализацией проекта FLEXTERA BI была осуществлена комплексная интеграция FLEXTERA с CRM-системой, а в самой CRM-системе были реализованы дополнительные бизнес-процессы и атрибуты. Все эти изменения удалось органично вписать в отчетные формы, и уже сегодня в нашем распоряжении есть наглядные отчеты, которые в графическом представлении объединяют данные о клиентских записях, воронке продаж и сделках в портфеле из обеих систем.

Помимо этого в рамках проекта FLEXTERA BI мы воссоздали (в том числе и с использованием буквально «бумажных» источников) историю кредитной деятельности за всю продолжительную историю существования банка (МИБ основан в 1970 году). Для нас как для института развития возможность проследить вехи своей кредитно-инвестиционной деятельности имеет особое значение.

По итогам проекта мы уверены, что внедрение автоматизированной системы подготовки управленческой отчетности повысит степень доверия к информации в отчетах, в первую очередь благодаря тому, что отчеты строятся по понятным принципам и на основе информации, которая поступает напрямую из учетной системы. Это очень ценно, когда речь заходит об анализе кредитного портфеля и резервов. Также важно отметить снижение влияния человеческого фактора, что особенно актуально на фоне роста количества сделок и усложнения их структуры.

Применение BI-технологий в комплаенс-блоке

Помимо финансового и кредитно-инвестиционного блоков в ходе BI-проекта был затронут блок комплаенса, у которого тоже были свои цели по анализу результатов проделанной работы

Григорий Грузинов: В последнее время участники финансового рынка уделяют все больше внимания вопросам комплаенс-рисков, это связано с ужесточением условий внешней среды, нарастанием геополитической волатильности, усилением давления со стороны регуляторов и потенциально серьезными последствиями за нарушения установленных комплаенс-правил. Эти изменения способны повлечь существенный рост расходов на функцию комплаенс-контроля и подтолкнуть банки к поиску путей повышения эффективности своей работы. Для нас решением данной проблемы стали продукты компании «Диасофт», в частности компонент FLEXTERA AML.

Проект повышения эффективности функции комплаенс-контроля состоял из двух основных этапов. В ходе первого этапа был автоматизирован расчет принимаемых банком комплаенс-рисков: сформирована единая база контрагентов, проведена оценка их комплаенс-рисков, разработан бизнес-процесс взаимодействия между клиентскими менеджерами, работниками бэк-офиса и комплаенс-офицерами, а также создана единая база комплаенс-документов. В основу концепции были заложены риск-ориентированный подход и возможность адаптации системы к меняющимся потребностям пользователей и требованиям регулятора.

В результате автоматизации функции комплаенса банк получил надежный, прозрачный и удобный для пользователей процесс оценки комплаенс-рисков контрагентов. Функционал по расчету уровня риска, актуализации данных, скринингу по справочникам нежелательных лиц, а также по внутренним коммуникациям встроен в систему и полностью автоматизирован. Уровень автоматизации в данном процессе по стандартным кейсам составляет около 70%, оставшиеся 30% приходятся непосредственно на ввод данных со стороны клиентских менеджеров и на экспертную обработку полученных результатов комплаенс-офицерами.

Второй этап проекта был посвящен созданию системы управленческой отчетности, которая позволяет банку в любой момент получать своевременные данные о принимаемых комплаенс-рисках. На основе решения FLEXTERA BI были разработаны прототипы отчетов, составлены перечни полей, атрибутов, подготовлены алгоритмы расчетов.

В результате реализации проекта мы получили значительные преимущества для оценки общего уровня комплаенс-рисков, принимаемых банком, с возможностью их детализации вплоть до контрагента и проводок с ним. В частности, были выявлены сектора бизнеса, наиболее подверженные комплаенс-рискам, определены направления деятельности, в которых риски оказались недооцененными. Руководство получило важный источник информации о том, каким уровнем комплаенс-рисков характеризуется баланс банка — как с учетом остатков на конкретную дату, так и на основании оборотов по отдельным направлениям бизнеса.

Решение FLEXTERA BI «Отчетность МСФО» спустя полгода с момента запуска в промышленную эксплуатацию

Елена Миндукшева: Масштабный проект внедрения IT-системы FLEXTERA, включающий автоматизацию процесса построения отчетности по МСФО, завершился в 2016году, после чего мы много и плодотворно работали, все ближе знакомясь с новым инструментом. Первый выпуск отчетности в новой системе — это всегда стрессовая ситуация, когда вы еще не знаете, насколько можно доверять автоматизированной системе и перепроверяете каждую цифру. Поэтому первую финансовую отчетность за 2016 год, сформированную с помощью решения FLEXTERA BI «Отчетность МСФО», МИБ выпустил в стандартные для годовой отчетности сроки.

Сейчас, по итогам первого полугодия 2017 года, мы увидели значительное сокращение сроков подготовки отчетности. Если ранее банк выпускал полугодовую отчетность в 20-х числах августа (+50 календарных дней от отчетной даты), то в этом году МИБ выпустил финансовую отчетность за первое полугодие 2017 года 20 июля (+20 календарных дней от отчетной даты), то есть срок подготовки отчетности сократился в 2,5 раза. При этом важно понимать, что в эти 20 календарных дней проходит обзорная проверка независимыми аудиторами (срок для проверки 2–2,5 недели). С учетом времени на обзорную проверку можно считать, что МИБ выпускает полугодовую финансовую отчетность менее чем за неделю. Конечно, без автоматизации это невозможно было бы осуществить при всем желании.

Ожидания от проекта внедрения решения FLEXTERA BI «Управленческая отчетность»

Елена Миндукшева: По управленческой отчетности мы ожидаем похожих результатов, а возможно, и более впечатляющих — за счет периодичности ее подготовки уже к концу года мы сможем увидеть ощутимый прогресс и зафиксировать его в цифрах. Сейчас управленческая отчетность представляет собой «мини-книжки» всевозможных расчетов, показателей и выводов. В них есть существенный блок текстовой информации с пояснениями. Материал выходит в 20-х числах каждого месяца. Наша цель — сократить срок как минимум вдвое, используя тот же инструмент для автоматизации отчетности.

Дмитрий Бочаров: Реализация всей отчетности на едином хранилище — редкость даже для современного рынка. Все подразделения банка получили возможность опираться при принятии решений на объективную проверенную информацию из единого источника.

Кроме того, применение современного BI-инструмента позволяет значительно снизить сроки разработки новых форм отчетности. На примере результатов по направлению комплаенс мы убедились, что некоторые аналитики готовы работать не просто с отчетами, а с так называемыми многомерными гиперкубами, позволяющими «на лету» формировать отчеты в различных аналитических разрезах.

Что дальше?

Дмитрий Бочаров: Следующей задачей для нас является автоматизация финансового прогнозирования и моделирования нашей деятельности. На сегодняшний день у нас очень хорошо автоматизирован «факт», но подготовка «плана» — это ручная работа. Скорее всего, естественным этапом развития наших аналитических систем станет усиление именно прогнозной составляющей, что, конечно, не может не отразиться на всем комплексе аналитической отчетности.